祝賀会とは?流れや盛り上がるポイントを解説

祝賀会とは何か、という質問に答えるのは意外と難しいものです。

「祝賀会」という言葉は聞いたことがあっても実は祝賀会をやったことがない、という人は多いのではないでしょうか。

でも実は、祝賀会はほとんどの人が経験しているはずなのです。

今回は意外と知られていない「祝賀会」について解説します。

1.祝賀会とは

祝賀会とは、おめでたい出来事や記念日などをお祝いする会です。

祝賀会と呼べる会は非常に幅が広く、国から勲章や褒章を与えられる叙勲や受章といった滅多にない珍しいものから誕生日や卒業といった多くの人が経験したことのあるお祝いの時に行う宴会まで、お祝いを行う会であれば何でも祝賀会に含まれます。

祝賀会に限った話ではありませんが、主催者、幹事が主賓自身および所属する会社である場合と、主賓を祝うために他の人が祝賀会を主催する場合があります。

この2つの場合は「主催者が違う」というだけで特に意味はありません。

違いがあるのは主催者が本人でない場合は幹事を祝賀会の企画を立ち上げた人として「発起人」と呼ぶ場合もあるという点です。

基本的には幹事や主催者と呼んでおけば問題ないでしょう。

2.祝賀会の流れ

祝賀会は基本的に以下のような流れとなります。

特定の人をお祝いする場合は主賓の挨拶が行われることがありますが、祝辞や乾杯、閉会の挨拶の時にまとめてお願いすることが多いです。

  1. 開会宣言
  2. 祝辞
  3. 乾杯
  4. 歓談・食事
  5. 余興
  6. 歓談・食事
  7. 閉会の挨拶
  8. 閉会宣言

歓談や食事、余興の他に、多くの挨拶が盛り込まれています。

(1)開会宣言

祝賀会の開催を宣言します。

司会は開催された祝賀会が何を祝う会なのかをわかりやすく宣言しましょう。

例;○○大学卒業祝賀会を開催いたします。

(2)祝辞

出席者の中で1番地位の高い方や年長者の方にお願いし、祝辞を述べてもらいます。

祝辞を述べる場合には忌み言葉という縁起が悪く使ってはいけない禁句がありますので、注意しておかなければなりません。

祝辞を述べる際は事前に原稿を確認しておきましょう。

忌み言葉の例:失う・終わる・壊れる・消える・落ちる・流れる・つぶれる・さびれる・負ける・赤・中止

祝賀会の挨拶のポイントはこちらの記事でも紹介していますので、あわせてご参照ください。

祝賀会の挨拶・スピーチで気を付けるべきポイント

(3)乾杯

乾杯を行います。

乾杯は3番目に地位の高い方や年長の方にお願いしましょう。

3番目なのは祝辞を1番、締めの挨拶を2番目に地位が高い方にお願いするためです。

ちなみに、人数が少ない祝賀会の場合は祝辞と合わせて1番地位の高い方にお願いすることもあります。

(4)歓談・食事

歓談・食事を行います。

参加者にとっては一番のメイン行事なので、余興をはさんだ後半の歓談の時間と合わせて基本的に30分~1時間以上の長めの時間を取るイベントです。

祝賀会の場合は主賓に「おめでとうございます」と一言かけに行くべきですが、人が集中しやすいのでできるだけタイミングをずらしてお祝いに行きましょう。

(5)余興

祝賀会の場合は余興がゲームなどの楽しむものよりも、祝賀会の主賓へのお祝いの言葉やサプライズプレゼントなど、主賓を祝う内容のイベントとなることが多いです。

ただし、卒業祝賀会などの複数の主賓がいる場合は楽しむ方向の余興が用意されることもあります。

(6)歓談・食事

再び歓談・食事を行います。

前半の歓談時に挨拶できなかった方に挨拶するなど、時間いっぱいまで歓談を楽しんでいきましょう。

(7)締めの挨拶

終了前に行う締めの挨拶です。

参加者の中で2番目に立場が上の方に挨拶をしてもらいます。

締めの挨拶行う場合にも、改めてお祝いの言葉を入れておきましょう。

(8)閉会宣言

司会が閉会を宣言します。

これにて歓迎会は終了しますが、二次会のアナウンスがある場合は場所を移して二次会に移行します。

3.祝賀会までに準備すること

(1)会場を選ぶ

まずはおおよその予算、日程を参考にしながら会場を選びます。

仮予約段階ならばキャンセル料もかからない場合が多いので、早めに複数店仮予約だけしておき、見積もりを比べて選ぶといいでしょう。

パーティーハンターでは特徴的なパーティー会場を紹介しています。

大人数の祝賀会にも対応できる会場を数多くそろえているので、会場を探す際は是非ご利用ください。

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(2)日程を調整する

参加者にアンケートを取るなどで日程を調整します。

特に主賓には絶対に参加してもらう必要があるので、事前の日程調整は必須です。

まずは主賓にいくつか候補日を出してもらい、その中から参加者が多くなるよう、アンケートで日程を決めるのが一番いいでしょう。

(3)案内状を送る

日程が決まったら案内状を送ります。

案内状は基本的には郵送で送りますが、社内での祝賀会で経費を削減したい場合や身内のものであればメールでも構いません。

特に郵送の場合は結果が返ってくるまでに時間がかかることも多いので、2~3か月前には案内状を送っておきましょう。

できれば本番1か月前には出欠が集まるよう、返事が遅い方には電話などでリマインド連絡を送っておきたいところです。

また、この時に同時に参加者名簿を作っておくと、案内状の発送確認にも使えるので便利になります。

(4)スケジュールを決める

祝賀会のスケジュールを決めます。

必要なのは主に

  • 司会と挨拶の担当
  • 祝賀会のプログラム
  • プログラムの各項目の時間配分

の3点です。

ここで祝賀会全体の流れが決まり、それに応じて出し物のための準備を進めていきます。

特に余興は必要な道具が多くなりがちなので、予算や時間と相談しつつ参加者が楽しめるものを考えましょう。

(5)事前打ち合わせ

主催者や司会進行役、余興の出し物の参加者や会場のスタッフとそれぞれ事前に打ち合わせを行っていきます。

10日前~1週間前までには打ち合わせを終わり、以降は個別の準備に任せたいところです。

また、キャンセルや人数変更が利かなくなるので、最終人数決定もこの時までに終わらせましょう。

(6)前日準備

いよいよ翌日に迫ってきたら、フラワースタンドなどの前日までに会場に搬入しなければならない大きなものの最終チェックを行います。

遅れていると会場に迷惑をかけてしまうので、生花などの準備が早すぎると問題が出る場合を除いて、前日に必要なものは遅れないように少し余裕をもって準備しておきましょう。

4.祝賀会を盛り上げるポイント

(1)食事のグレードに気を遣う

祝賀会というお祝いの宴会において、最も盛り上がるのが食事です。

せっかくのお祝いなのに食事が貧相では格好がつきません。

実際に高価なものである必要はありませんが、刺身や肉料理を中心にできる限り豪華なイメージのある料理を用意できるように手配しましょう。

居酒屋などでの小規模なものの場合でも、コースに加えて少し豪華なお刺身の盛り合わせなどを加えるだけで華やかな雰囲気を演出できます。

祝賀会を手配する場合は食事のグレードには気を使いましょう。

(2)余興のサポート係を用意する

余興を行う場合、特にサプライズプレゼントを用意する場合などはバレることを恐れるあまり少人数で事を進めてしまいがちです。

しかし、サプライズ企画の場合は流れを理解していない人が多いと全体の流れが悪くなり、進行に支障をきたしたり、盛り上がりより困惑の方が強くなってしまうことも。

そんな失敗を回避するために、サプライズを準備する人だけでなく、協力者も用意しておきましょう。

この協力者とは、いわゆる「サクラ」に近い形で、サプライズ時に拍手や声援で盛り上げを行ってくれる人員です。

サプライズを仕掛けられた主賓本人をはじめ、状況を理解していない人を引っ張ってくれるので、盛り下がる事故を回避することができます。

まとめ

祝賀会はお祝いをする宴会全般を指す言葉です。

お祝いの席になるので、ご祝儀を渡したり挨拶をすしたり、サプライズを企画したりなど、主賓に対するお祝いの気持ちを持って参加しましょう。

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