オンライン表彰式のメリットデメリットとは?演出と工夫の方法

「オンライン表彰式」をやってみたいけど、実際にやるのはまだ気が引ける。こんな風に思う幹事さんであれば、オンライン表彰式のメリットとデメリットを先に知っておくと良いかもしれません。

オンライン表彰式には、実際に社員を一つの会場に集めるというリスクはなくなりますが、その分、準備や手間がかかるのも事実です。

そこで今回は、オンライン表彰式のメリットデメリットに加え、参加者が好感を持つ演出と工夫についても具体的な方法をレクチャーします。

オンライン表彰式とは?

スーツを着てパソコンの前に座る女性

出典:PIXTA

実際の会場に100名などの大人数を集めるのではなく、ネットワークを使ってパソコンやタブレットなどの端末をつなげ、画面を見る参加者同士でつながる表彰式のことを言います。別名:バーチャル表彰式とも呼ばれているようです。

2020年から本格的に流行している感染症の影響を受け、普段は表彰式を行っている企業や学校も、表彰式を自粛している状況です。しかしオンラインであれば、①社員の安全の確保②日頃の頑張りの評価という、2つの目的を同時に満たすことができます。

ZOOMやグループウェア(Teams)を使った表彰式

オンライン表彰式を行うには、パソコンやタブレット上で使うアプリが必要です。オンライン表彰式をするには、できれば社内のIT担当者などパソコンやアプリに使い慣れている人材がいる事が理想的です。

ZOOMの場合

パソコンの前でビデオ会議をする男性

出典:PIXTA

ZOOMは、「Zoomビデオコミュニケーションズ」という中国生まれ・アメリカに本社を置く企業により開発されました。

‘’ZOOMとは

①パソコンやスマホなどの端末と②Wi-Fi-環境があれば、世界中どこでも大勢の人とコミュニケーションをとることが可能です。
参照URL:Zoom|Zoomミーティングとチャット ‘’

ZOOMは基本的に無料で最大100人までの同時接続が可能です。(パソコン上で顔が表示されるのは25~49人ま)メールアドレスがあれば、無料でアカウントが作成※できます。ZOOMでは以下の機能が無料で使えます。

※無料のアカウント作成はこちらから可能です⇒Zoom|サインアップは無料です

【オンライン表彰式で便利なZOOMの機能】

  • チャット機能(参加者は「〇〇さん、おめでとう~♪」などの書きこみができます)
  • ブレイクアウトルーム機能(受賞候補者は別の部屋にする、などの工夫ができます)
  • 画面共有機能(グラフや表、写真などの画像が共有できます)
  • ライブ配信(生放送、または録画済の動画を配信することができます)

ただし、無料プランだと連続40分以上の接続ができません。シンプルな表彰式として40分以内で終えるのであれば別ですが、ムービーを流す、などの趣向を凝らす場合、今後も社内イベントをZOOMで行う予定であれば、有料版も検討すると良いでしょう。

有料版ZOOMプラン ①プロ

  • 利用料金:19,200円(年額)
  • ※ひと月当たり1,600円
  • 契約可能ID数:5~9ID

主な利用可能機能:1ミーティング最大24時間、1ミーティング最大100人まで参加可能、ミーティング動画をクラウド保存可能(最大1GB)

②ビジネス

  • 利用料金:26,400円(年額)
  • ※ひと月当たり2,200円
  • 契約可能ID数:10~49ID

主な利用可能機能:1ミーティング最大24時間、1ミーティング最大300人まで参加可能、ミーティング動画をクラウド保存可能(最大1GB)、管理用ダッシュボード

※その他、エンタープライズプランもあり※

Microsoft Teamsなどのグループウェアを使う方法も

ZOOM以外のアプリを使う方法もあります。例えば、人気のグループウェアMicrosoft Teamsでは最大1万人規模の大規模ライブイベントができ、パソコンの入力音を抑制する、データの暗号化機能など、ZOOMにはない機能も併せ持っています。

普段からマイクロソフト製品を使っている職場であれば、Teamsを使って表彰式をするという選択肢も1つの方法です。

‘’‘Microsoft Teamsとは

会議、チャット、通話、共同作業をすべて 1 か所で。Microsoft Teams の会議機能を利用すると、Web​、音声、ビデオでの会議を好みのデバイスで行うことができます。
引用: Microsoft Teams|会議、チャット、通話、共同作業をすべて 1 か所で。 ‘’

Microsoft TeamsもZOOMのように、無料版と有料版が提供されています。

無料版 有料版
利用料金⇒0円

  • WordやExcelなどのMicrosoft製品と連携し、チーム間のスケジュール管理・ファイルの同時編集などが行える。
  • デスクトップアプリケーションが使える。(ブラウザ以外での利用が可能)
  • ユーザーごとファイルストレージ(ワードなどのファイルを保存できる)が割り当てられている
  • ユーザー上限は300名(ZOOMでは最大100名)

 

①Office365 Business Essentials

利用料金⇒540円/ユーザー

  • Outlookと連携した会議
  • One point、SharePointなどのofiice365のサービズ
  • 1アカウント:1TBまでのファイルストレージ
  • データの暗号化

②Office365 Business Premium

利用料金⇒1,360円/ユーザー

  • Outlookと連携した会議
  • Business Essentialsの機能に加え、会議録画・録音機能、高度な監査と報告、など。

YouTubeを使った表彰式

動画撮影中の男性

出典:PIXTA

双方のコミュニケーションよりも、「完成された表彰式をより多くの人に配信したい」というのであれば、YouTubeを使う方法も有効です。ZOOMやMicrosoft Teamsに比べると双方向性は薄れますが、チャット機能をオンにすることである程度のライブ感ある表彰式を楽しめます。

YouTubeのライブ配信では、本社などの「ライブ会場」で表彰式を行い、それをリモートワーカー(在宅勤務者)に流すという方式で行えます。

ライブ配信を行うには、以下のような機材があると良いでしょう。

  • カメラ(映像を撮るため)
  • マイク(音声を撮るため)
  • パソコンやスマートフォンなどの端末(データをYouTubeに送るため)
  • 配信ソフト(エンコードソフト)

YouTubeでのライブ配信は、以下の手順で行います。スマホでライブ配信を行うには、チャンネル登録者数が1,000人以上いないとできない、という規定があるので要注意です。

(YouTubeを使った表彰式の方法)

  • 1.まずはYouTubeのアカウントを作成する

Googleアカウントがあれば、簡単にYouTubeのアカウントが作成できます。

参照URL:YouTubeサポート|YouTube でアカウントを作成する

  • 2.YouTubeのチャンネルを作成します
  • 3.ライブ配信を始めます

参照URL:YouTubeサポート|ライブ配信を始める

オンライン表彰式とリアル表彰式のメリットとデメリット

オンライン表彰式と実際の会場での表彰式(リアル表彰式)にはどのような違い、メリットとデメリットがあるのでしょうか。

オンライン表彰式のメリットとデメリット

パソコンの前でほほ笑む女性

出典:PIXTA

メリット

なんといっても、
オンラインの表彰式では感染症の影響を受けずに安心・安全に大人数で実施できる点が最大のメリット
です。100人以上の大人数で実施しても、オンライン上なので感染症には無縁の環境で表彰式を実施できます。

また、パソコンとWi-Fi環境があれば誰でも参加できるため、仕事あとや仕事中の時間を拘束する必要がありません。そのため、社員のライフワークバランスを守りつつ、社内を盛り上げる企業イベントが実施できます。

大規模な会場は借りる必要がないので、コストを抑えて社内イベントが実施できるという点もメリットです。

デメリット

オンラインの表彰式を成功させるには、

ある程度ZOOMやWebツール(アプリ)に詳しい担当者がいる必要があります。

最近では、オンラインイベントを全て丸投げできる業者も多いですが、決して費用は安くないため、導入には考慮が必要です。

オンライン表彰式では、リアル会場での表彰式以上に参加者を飽きさせない工夫が必要な点、参加者同士での一体感を感じにくいという点もデメリットです。

リアル表彰式のメリットとデメリット

パーティー会場の飾りつけ画像

画像素材:ハンターガイダー

メリット

リアル会場では、豪華なホテルや広々とした宴会場など、非日常を感じさせる会場を選ぶことができます。また、
表彰される人と表彰する人の立ち位置が同じステージ上なので、表彰される人はより達成感を味わることでしょう。

リアル会場では大階段から司会者が下りて来たり、後ろからシークレットゲストが登場したりと、場所の制約がないためさまざまな演出が可能です。

加えて、ZOOMなどのツールの設定や配線にかかる時間もないので、進行はとてもシンプルなのが特徴です。

デメリット

感染症対策の点では、一つの狭い空間に参加者が集う表彰式は決して良いとは言えません。
換気が十分にできる会場を確保し、感染症対策が十分であるかを確認する必要があります。

また、社内に表彰式の会場に適した空間が用意できない場合は、会場を別途借りるコストがかかります。遠方に住むリモートワーカーが多い職場だと、参加しづらい人も出てしまいます。

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オンライン表彰式でZOOMを使ったやり方と演出・工夫・台本について

スポットライトが当たる表彰台

出典:PIXTA

では、ZOOMを使ったオンライン表彰式のやり方からみていきましょう。

ZOOMの使い方

ZOOMは前述したように、パソコン・スマホなどの端末とWi-Fi環境があればすぐに利用可能です。まずは必要なものを揃えましょう。

【必要なもの】

  • 端末(Windows10、macOS XとmacOS 10.9以降など幅広い環境に対応)
  • Wi-Fi環境(ブロードバンド有線、3Gまたは4GLTE)
  • Webカメラ(端末付属のものでOK)

次に、以下の手順でZOOMによるオンライン表彰式の段取りを行います。

演出

ZOOMの背景は、「ビデオの停止」の横にある矢印を押し、「仮想背景を選択してください」という箇所から画像をアップロードすると、好きな背景に変更できます。表彰式のようなレッドカーペットなどの壁紙を設定すると、より表彰式ムードが高まります♪

他にも、

  • オープニングにで、アカデミー賞のような華々しいBGMを入れる(ZOOM画面で「音声の共有」にチェックを入れるとBGMを流せます)
  • 受賞者のコメントなどを事前に集め、パワーポイントなどで加工して画面共有する
  • 受賞者や司会者など、一部の参加者をクローズアップするためにZOOMのスポットライト機能を使用する

(参加者のビデオにカーソルを合わせて・・・をクリックする)

などのZOOM機能を使うと、オンライン表彰式をより楽しく盛り上げることができます。

工夫

オンライン表彰式はリアルな表彰式と異なり、参加者はモニター上に映し出される画面しか見られません。そのため、オンラインの表彰式ではできるだけ参加者が飽きないようにさまざまな角度や種類の画面を見せる工夫をする必要があります。

  • さまざまなカメラワークの映像を用意する。
  • 複数のライブ配信を切り替えて配信する(表彰者候補の部屋とそれ以外の部屋など)
  • 受賞者の名前や功績などを事前にテキスト化し、ZOOMの字幕機能を使って流す
  • 音声が途切れた時用の対策として、幹事は複数の端末でログインしておく
  • 事前に参加者に乾杯用のドリンクや参加用のギフト・クイズなどを郵送しておく(より一体感が生れます)

台本

オンライン表彰式は原則、参加者はパソコンの前に座って鑑賞するだけなので、あまり長い時間は不向きです。40分程度~最長1時間態度の時間内に終わるように企画しましょう。段取りよく表彰式を進めるには、事前に台本を作り、司会者のセリフやZOOMの操作を記入しておくと、本番では緊張せずに進行できます。

<あるオンライン表彰式の進行の例>

  • オープニング
  • 司会者のあいさつ
  • 社長のあいさつ
  • 表彰式の意図・目的の説明(担当者)
  • 候補者の発表
  • 各候補者のプロジェクトや経歴の発表
  • 受賞者の発表
  • 社長の挨拶
  • 締め
  • エンディング

【番外編】オンライン×リアルでのハイブリッド表彰式という方法もある

出典:PIXTA

オンラインの表彰式、リアルでの表彰式。双方にメリットとデメリットがあることが分かりました。
最近では、オンラインとリアルの両方を駆使した「ハイブリッド表彰式」を実施する企業も増えています。

(ハイブリッド表彰式とは)

社内の一角を表彰式会場としてライブ配信し、その模様をオンラインで流すというものです。オンラインで流れてきたコメントは、リアル表彰式の会場で読み上げるという演出も可能なので、より双方向性が強まります。まさに、新しい時代の表彰式と言えるでしょう。

ハイブリッド表彰式には、以下の理由からエスクリの会場がオススメです。

  • 食事や花束などの手配もまるっと頼めて便利♪
  • ホテルレベルの業界最高水準で安心な感染症対策
  • 表彰式にぴったりの、ゴージャスで非日常感のある会場♪
  • 法人宴会やイベントに精通するスタッフによる無料サポート
  • スクリーン・ホワイトボード・安定したネット環境などのライブ配信環境

まさにハイブリッド型表彰式に適した環境が整っています。
エスクリの会場なら、ソーシャルディスタンスを考慮しながら、リアルに負けない感動体験を得ることができます。

表彰式をするなら、業界最高水準の感染症対策のこの会場

ハイブリッド表彰式や、30名~50名前後の小規模な表彰式をするなら、エスクリの会場がオススメです。エスクリの会場なら、コロナ対策が業界最高水準を誇ります。

株式会社エスクリ|衛生管理の取り組みと お客様へのお願いについて

企業や個人の表彰式を企画される際は、ぜひお近くのエスクリの会場までお気軽にご相談ください。

東京の表彰式会場

アンジェリオン オ プラザ東京 ロイヤルブリティッシュ

 

アンジェリオン オ プラザ東京

  • 東京都中央区京橋3-7-1 京橋相互館110タワー

【東京/貸切パーティー】アンジェリオン オ プラザ東京

ラグナヴェール東京

  • 東京都中央区京橋2丁目5-18

【東京/貸切パーティー】ラグナヴェール東京

ザ マグナス東京

  • 東京都中央区銀座7丁目8-10 フクハラギンザビル9-11F

【銀座/貸切パーティー】ザ・マグナス東京

パラッツォ ドゥカーレ麻布(六本木)

  • 東京都港区六本木7-12-27

オンライン表彰式におすすめ貸切会場_六本木

オンライン表彰におすすめ貸切会場_東京

オンライン表彰式におすすめ貸切会場_六本木

大阪の表彰式会場

ラグナヴェールプレミアレストランスペース  ラグナヴェールプレミア

  • 大阪府大阪市北区梅田3丁目1−3 ノースゲートビルディング28F

オンライン表彰式におすすめ貸切会場_大阪駅・梅田

ラグナヴェール大阪

  • 大阪府大阪市北区堂島浜1-3-23

【大阪駅・梅田/貸切スペース】ラグナヴェール大阪

オンライン表彰式におすすめ貸切会場_大阪駅・梅田

名古屋の表彰式会場

ラグナスイート名古屋 バンケット ラグナスイート名古屋

  • 愛知県名古屋市中区錦3-12-13

【名古屋/貸切パーティー】ラグナスイート名古屋

ラグナヴェール名古屋 ルーフバルコニー ラグナヴェール名古屋

  • 愛知県名古屋市東区東桜1-1-10 Blossa 2階・3階

【名古屋/貸切パーティー】ラグナヴェール名古屋

オンライン表彰式におすすめ貸切会場_名古屋・栄

福岡の表彰式会場

アルマリアン福岡 モダン スクール形式 アルマリアン福岡

  • 福岡県福岡市中央区今泉1-22-17

【天神/貸切パーティー】アルマリアン福岡

オンライン表彰式におすすめ貸切会場_福岡・天神

まとめ

オンライン表彰式のメリットは感染症対策に強い点・遠方の方でも参加しやすい点などがあり、デメリットとしてはZOOM操作やアプリに詳しい人材が必要という点が挙げられます。

これに対し、リアルな会場での表彰式は会場の臨場感や非日常感を楽しめる、表彰される人と表彰する人の一体感が生まれる、ZOOM操作などが必要なくシンプルな進行でよい、などのメリットがあります。その反面、大人数での集まりは感染症の影響を受けやすい、社内で実施できない場合は会場を借りるコストがかかる、というデメリットもあります。

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