新年会での案内文の書き方とは?社内・社外向け文例を紹介

新年会での案内文の書き方とは?社内・社外向け文例を紹介

年明け早々に行われるイベントと言えば…新年会!年始の挨拶や、祝いの場として開催されます。

プライベートで開く新年会であれば、電話やメールなどで簡単に案内をすればすむかもしれませんが、ビジネスとして新年会の案内状を送る場合、どんな案内文を書けばいいのでしょうか?

そこで今回はビジネスシーンにおける、社内、社外向けの案内文の書き方を個別にご紹介します。

新年会の案内状を送る!案内文の基本マナー

新年会の案内状には、会の開催を知らせ、招待し、出欠を確認する目的があります。

年末年始は忙しい時期です。出席者に早めにスケジュールを調整してもらったり、主催者は新年会の会場の確保をしたりと、さまざまな準備が必要になります。

そのため、新年会の案内状には必ず記載すべき内容やいつまでに送付すべきかなど、最低限のマナーがありますので、2つのポイントをご紹介します。

(1)案内状を送る時期

まずは案内状の送付時期についてです。

特に社外の方も新年会に招く場合には、遅くても開催日の2週間前には案内状が届くようにしましょう。案内状を送付する時期ではなく、先方に届く時期なので留意して下さい。

また新年会の予算や準備の都合もありますので、回答期日は余裕をもって設定しましょう。

さらに、会場の規模や人気のエリアなど、新年会を行う場所によっては開催の1か月前までには予約が必要なケースもあります。その場合、あらかじめおおまかな人数を会場側に伝えておき、いつまでであれば人数の変更が可能か確認しておくと、キャンセル料が無駄にかかってしまうなどの心配もありません。

(2)案内状に必ず記載すべき内容

①時候の挨拶、感謝を表す言葉

取引先などへの案内状には、時候の挨拶が入ります。案内状が先方に届くのは年内か年明けか、必ず確認しましょう。

案内状が届くのが年内の場合は12月の時候の挨拶が、年明けの場合には新年の挨拶が用いられます。挨拶の文章は社内宛か社外宛かでも変わって来るので、安易に使いまわさないようにしましょう。

12月の時候の挨拶の例 師走の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
1月の時候の挨拶の例 新春の候、貴社ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

また、特に上司や取引先などに宛てた案内の場合には、日々の感謝を表す言葉を入れましょう。

②開催日時、開催場所

開催場所の最寄り駅の記載や周辺地図、お店のURLなどを載せると、なお親切です。

③出欠の返答方法及び返信期日

出欠の返答方法は返信用ハガキなのか、ファックスなのか、メールなのかなど、必ず具体的に記載しましょう。

またその返答先、返信期日は必ず明記して下さい。

明記しない場合、返答方法が各自でばらばらになり、取りまとめようとしても抜け漏れが発生する恐れがあります。

④問い合わせ先

開催日時と場所については言うまでもありませんが、返答方法とは別に問合せ先を必ず記載しましょう。

案内文の具体例を紹介

具体的な案内状の書き方について、

(1)社内宛の案内状を年内に送る場合

(2)社外宛の案内状を年内に送る場合

(3)社内宛の案内状を年明けに送る場合

(4)社外宛の案内状を年明けに送る場合

に分け、①返信用ハガキ、②メール、③社内での掲示物、それぞれに例を挙げてご紹介します。

(1)社内宛の案内状を年内に送る場合

①返信用ハガキ

令和〇〇年〇月〇日

〇〇各位

〇〇課 〇〇〇〇

新年会のご案内

日々のお仕事、お疲れ様です。

さて、令和○○年の新年会を、下記の通り計画しております。

社内の親睦を図ると共に、新しい年の抱負を掲げ、更なる飛躍の糧としていただければ幸いです。

実りある一年の始まりとして、ぜひご参加下さい。

また参加の可否につきましては、〇月〇日までに、同封の返信ハガキにてご連絡くださいますようお願い申し上げます。

日時:令和〇〇年〇月〇日(金)〇〇時〇〇分~

場所:〇〇〇(別紙の地図を参照のこと)

住所:〇〇県〇〇市〇〇町7-7-7

電話:〇〇〇-〇〇〇-○○〇〇

会費:〇〇〇〇円(当日会場にて受付)

お問い合わせ先:

〇〇〇〇

TEL:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

Mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.com

以上

②メール

件名:【要返信】新年会のご案内

本文:

社員各位

○○部の〇〇です。

毎日のお仕事、お疲れ様です。

さて、恒例の新年会を、下記の通り企画しております。

社内の親睦を図ると共に、新しい年の抱負を掲げ、更なる飛躍の糧としていただければ幸いです。

実りある一年の始まりとして、ぜひご参加下さい。

また参加の可否につきましては、〇月〇日までに、本メールへの返信にてご連絡くださいますようお願い申し上げます。

_/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _ / _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/

日時:令和〇〇年〇月〇日(金)〇〇時〇〇分~

場所:〇〇〇(URL:https://~)

住所:〇〇県〇〇市〇〇町7-7-7

電話:〇〇〇-〇〇〇-○○〇〇

会費:〇〇〇〇円(当日会場にて受付)

_/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _ /_/ _/ _/ _/ _/ _/ _/

お問い合わせ先:

〇〇〇〇

TEL:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

Mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.com

(署名)

③社内での掲示物

令和〇〇年〇月〇日

〇〇各位

〇〇課 〇〇〇〇

新年会のご案内

毎日のお仕事、お疲れ様です。

さて、恒例の新年会を、下記の通り企画しております。

社内の親睦を図ると共に、新しい年の抱負を掲げ、更なる飛躍の糧としていただければ幸いです。

実りある一年の始まりとして、ぜひご参加下さい。

日時:令和〇〇年〇月〇日(金)〇〇時〇〇分~

場所:〇〇〇(URL:https://~)※または右下のQRコードを読み込んで下さい

住所:〇〇県〇〇市〇〇町7-7-7

電話:〇〇〇-〇〇〇-○○〇〇

会費:〇〇〇〇円(当日会場にて受付)

また参加の可否は〇月〇日までに、以下お問い合わせ先のメールアドレスまでご連絡お願いいたします。

お問い合わせ先:

〇〇〇〇

TEL:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

Mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.com

以上

(2)社内宛の案内状を年明けに送る場合

①返信用ハガキ

令和〇〇年〇月〇日

〇〇各位

〇〇課 〇〇〇〇

新年会のご案内

あけましておめでとうございます。

今年一年の始まりに英気を養う場として、恒例の新年会を下記の通り計画しております。ぜひご参加下さい。

社内の親睦を図ると共に、新しい年の抱負を掲げ、更なる飛躍の糧としていただければ幸いです。

また参加の可否につきましては、〇月〇日までに、同封の返信ハガキにてご連絡くださいますようお願い申し上げます。

日時:令和〇〇年〇月〇日(金)〇〇時〇〇分~

場所:〇〇〇(別紙の地図を参照のこと)

住所:〇〇県〇〇市〇〇町7-7-7

電話:〇〇〇-〇〇〇-○○〇〇

会費:〇〇〇〇円(当日会場にて受付)

お問い合わせ先:

〇〇〇〇

TEL:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

Mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.com

以上

②メール

件名:【要返信】新年会のご案内

本文:

社員各位

○○部の〇〇です。

あけましておめでとうございます。

今年一年の始まりに英気を養う場として、恒例の新年会を下記の通り計画しております。ぜひご参加下さい。

社内の親睦を図ると共に、新しい年の抱負を掲げ、更なる飛躍の糧としていただければ幸いです。

また参加の可否につきましては、〇月〇日までに、本メールへの返信にてご連絡くださいますようお願い申し上げます。

_/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _ / _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/

日時:令和〇〇年〇月〇日(金)〇〇時〇〇分~

場所:〇〇〇(URL:https://~)

住所:〇〇県〇〇市〇〇町7-7-7

電話:〇〇〇-〇〇〇-○○〇〇

会費:〇〇〇〇円(当日会場にて受付)

_/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _ /_/ _/ _/ _/ _/ _/ _/

お問い合わせ先:

〇〇〇〇

TEL:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

Mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.com

(署名)

③社内での掲示物

令和〇〇年〇月〇日

〇〇各位

〇〇課 〇〇〇〇

新年会のご案内

あけましておめでとうございます。

今年一年の始まりに英気を養う場として、恒例の新年会を下記の通り計画しております。ぜひご参加下さい。

社内の親睦を図ると共に、新しい年の抱負を掲げ、更なる飛躍の糧としていただければ幸いです。

日時:令和〇〇年〇月〇日(金)〇〇時〇〇分~

場所:〇〇〇(URL:https://~)※または右下のQRコードを読み込んで下さい

住所:〇〇県〇〇市〇〇町7-7-7

電話:〇〇〇-〇〇〇-○○〇〇

会費:〇〇〇〇円(当日会場にて受付)

また参加の可否は〇月〇日までに、以下お問い合わせ先のメールアドレスまでご連絡お願いいたします。

お問い合わせ先:

〇〇〇〇

TEL:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

Mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.com

以上

(3)社外宛の案内状を年内に送る場合

①返信用ハガキ

令和〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇 御中

〇〇株式会社

代表取締役 〇〇〇〇

新年会のご案内

拝啓 師走の候、皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。来年も更なるご高配を賜りますよう、お願い申し上げます。

つきましては、皆様と共に新春を祝し、更なる飛躍の糧として頂きたく、下記の通り新年会を催したく存じます。

時節柄ご多忙とは存じますが、是非ご出席下さいますようご案内致します。

なお会場準備の都合等ございますので、ご出席の有無につきましては○月○日までに同封の返信ハガキにてご一報くださいますようお願い申し上げます。

お手数とは存じますが、何卒よろしくお願い致します。

敬具

日時:令和〇〇年〇月〇日(金)〇〇時〇〇分~

場所:〇〇〇(別紙の地図を参照のこと)

住所:〇〇県〇〇市〇〇町7-7-7

電話:〇〇〇-〇〇〇-○○〇〇

お問い合わせ先:

〇〇〇〇

TEL:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

Mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.com

以上

②メール

件名:【〇月〇日】新年会のご案内

本文:

株式会社〇〇〇〇

取締役 〇〇 〇〇 様

拝啓 師走の候、皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。来年も更なるご高配を賜りますよう、お願い申し上げます。

つきましては、皆様と共に新春を祝し、更なる飛躍の糧として頂きたく、下記の通り新年会を催したく存じます。

時節柄ご多忙とは存じますが、是非ご出席下さいますようご案内致します。

_/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _ / _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/

日時:令和〇〇年〇月〇日(金)〇〇時〇〇分~

場所:〇〇〇(URL:https://~)

住所:〇〇県〇〇市〇〇町7-7-7

電話:〇〇〇-〇〇〇-○○〇〇

会費:〇〇〇〇円(当日会場にて受付)

_/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _ /_/ _/ _/ _/ _/ _/ _/

出欠に関しましては、〇月〇日までに、このメールへの返信にてお知らせ下さい。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い致します。

お問い合わせ先:

〇〇〇〇

TEL:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

Mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.com

(署名)

③社内での掲示物

令和〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇 御中

〇〇株式会社

代表取締役 〇〇〇〇

新年会のご案内

拝啓 師走の候、皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。来年も更なるご高配を賜りますよう、お願い申し上げます。

つきましては、皆様と共に新春を祝し、更なる飛躍の糧として頂きたく、下記の通り新年会を催したく存じます。

時節柄ご多忙とは存じますが、是非ご出席下さいますようご案内致します。

日時:令和〇〇年〇月〇日(金)〇〇時〇〇分~

場所:〇〇〇(URL:https://~)※または右下のQRコードを読み込んで下さい

住所:〇〇県〇〇市〇〇町7-7-7

電話:〇〇〇-〇〇〇-○○〇〇

会費:〇〇〇〇円(当日会場にて受付)

また参加の可否は〇月〇日までに、以下お問い合わせ先のメールアドレスまでご連絡下さいますようお願い申し上げます。

お手数とは存じますが、何卒よろしくお願い致します。

お問い合わせ先:

〇〇株式会社

〇〇〇〇

TEL:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

Mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.com

以上

(4)社外宛の案内状を年明けに送る場合

①返信用ハガキ

令和〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇 御中

〇〇株式会社

代表取締役 〇〇〇〇

新年会のご案内

拝啓 謹んで新年のお慶びを申し上げます。

旧年中は、皆様のご尽力により弊社をお引き立て頂きましたこと、厚く御礼申し上げます。本年も変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い致します。

つきましては、平素よりご尽力いただいております皆様をお招き致しまして、新年のスタートと皆様の更なるご活躍を祈念し、下記の通り新年会を催したく存じます。

年始早々ご多忙とは存じますが、是非ご出席下さいますようご案内致します。

なお会場準備の都合等ございますので、ご出席の有無につきましては○月○日までに同封の返信ハガキにてご一報くださいますようお願い申し上げます。

お手数とは存じますが、何卒よろしくお願い致します。

敬具

日時:令和〇〇年〇月〇日(金)〇〇時〇〇分~

場所:〇〇〇(別紙の地図を参照のこと)

住所:〇〇県〇〇市〇〇町7-7-7

電話:〇〇〇-〇〇〇-○○〇〇

お問い合わせ先:

〇〇〇〇

TEL:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

Mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.com

以上

②メール

件名:【〇月〇日】新年会のご案内

本文:

株式会社〇〇〇〇

取締役 〇〇 〇〇 様

拝啓 謹んで新年のお慶びを申し上げます。

旧年中は、皆様のご尽力により弊社をお引き立て頂きましたこと、厚く御礼申し上げます。本年も変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い致します。

つきましては、平素よりご尽力いただいております皆様をお招き致しまして、新年のスタートと皆様の更なるご活躍を祈念し、下記の通り新年会を催したく存じます。

年始早々ご多忙とは存じますが、是非ご出席下さいますようご案内致します。

_/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _ / _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/

日時:令和〇〇年〇月〇日(金)〇〇時〇〇分~

場所:〇〇〇(URL:https://~)

住所:〇〇県〇〇市〇〇町7-7-7

電話:〇〇〇-〇〇〇-○○〇〇

会費:〇〇〇〇円(当日会場にて受付)

_/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _/ _ /_/ _/ _/ _/ _/ _/ _/

出欠に関しましては、〇月〇日までに、このメールへの返信にてお知らせ下さい。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い致します。

お問い合わせ先:

〇〇〇〇

TEL:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

Mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.com

(署名)

③社内での掲示物

令和〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇 御中

〇〇株式会社

代表取締役 〇〇〇〇

新年会のご案内

拝啓 謹んで新年のお慶びを申し上げます。

旧年中は、皆様のご尽力により弊社をお引き立て頂きましたこと、厚く御礼申し上げます。本年も変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い致します。

つきましては、平素よりご尽力いただいております皆様をお招き致しまして、新年のスタートと皆様の更なるご活躍を祈念し、下記の通り新年会を催したく存じます。

年始早々ご多忙とは存じますが、是非ご出席下さいますようご案内致します。

日時:令和〇〇年〇月〇日(金)〇〇時〇〇分~

場所:〇〇〇(URL:https://~)※または右下のQRコードを読み込んで下さい

住所:〇〇県〇〇市〇〇町7-7-7

電話:〇〇〇-〇〇〇-○○〇〇

会費:〇〇〇〇円(当日会場にて受付)

また参加の可否は〇月〇日までに、以下お問い合わせ先のメールアドレスまでご連絡下さいますようお願い申し上げます。

お手数とは存じますが、何卒よろしくお願い致します。

お問い合わせ先:

〇〇株式会社

〇〇〇〇

TEL:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

Mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.com

以上

まとめ

新年会の案内文を紹介しましたが、ビジネスシーンでよく使われるパターンだけでも年末年始、社内外、また告知方法のそれぞれに適した文書の選択、構成が求められます。

せっかくの祝いの席の為の案内なのですから、失礼のない文書を作成して、新年会に気持ちよく参加してもらいたいですね。

ウィズコロナ NEW PARTY STYLE

安心安全!コロナ対策万全な会場をお探しなら
パーティハンターにお任せください!

ハンターガイダーを運営するエスクリでは、
年間8,000組の結婚式を手掛けております。
結婚式場として利用している会場の空き時間の有効活用を目的として
企業のパーティ、イベント、撮影、交流会などでご利用頂いております。
ワンランク上のパーティ、イベント会場をお探しの方は
是非一度、ご連絡ください。素敵な会場をご案内させていただきます。

電話で相談
mメールで相談