祝賀会における式次第の作成方法とテンプレート

式次第という言葉を聞いたことはあるでしょうか?

祝賀会における式次第とは、会の進行に必要不可欠なものです。

そこで今回は、祝賀会における式次第とはなんなのかと、その書き方をご紹介します。

1.式次第とは

(1)式次第とは催し物の「進行表」のこと

「式次第」とは、祝賀会をはじめとする集会において用いられる進行表のことです。

参加者全員が式全体の流れを把握することができるので、スムーズな進行に不可欠なアイテムとなります。

「式次第」は祝賀会だけでなく、パーティーや結婚式、入社式などの式典や株主総会や会議などのフォーマルな場面でも活用されます。

(2)式次第は掲示する場合と配布する場合がある

式次第には、参加者全員が見られるように会場に掲示する大きなものと、参加者に配布する小さなものの2種類があります。

どちらも参加者全員が見られるようにするという点では同じですが、それぞれにメリットとデメリットがあるため、場合によって使い分けましょう。

掲示する場合 配布する場合
メリット
  • 刷る枚数が少なく済む
  • 大きいのでステージ横などに置けば注目を集めやすい
  • 案内状などに添付することで早めに式の内容を参加者に伝えられる
  • 手元にあるので参加者が自由にスケジュールを確認できる
デメリット
  • 1枚が大きいので業務用の印刷機でないと作成が難しい
  • 掲示場所周辺に人が集まっているときは見づらい
  • 人数分式次第を用意しなければならないので準備が大変
  • 参加者には当日持参してもらう必要があるので、忘れた方用に当日予備を用意する必要がある

2.祝賀会の式次第の書き方

(1)掲示用と配布用

まずは掲示用と配布用、どちらの式次第を作成するか決めましょう。

目安としては、招待する参加者が決まっていて招待状や案内状を出す場合は配布用、不特定多数が集まるために事前に送付しておくことが難しかったり、用意する数がわからなかったりする場合は掲示用がおすすめです。

(2)式次第の書式

式次第の内容は箇条書きで横書き、縦書きどちらかに統一しましょう。

縦書きの場合、各催し物の項目の上に「一、」と書きます。

横書きの場合、縦書きと同様に「一、」と書くのが普通ですが、算用数字でナンバリングを振っていっても問題はありません。

式次第の書き方

書体に決まりはないものの、祝賀会は厳かな雰囲気で執り行うため、毛筆で作成するのが理想です。

手書きではなく印刷する場合は、ゴシック体より明朝体や行書体など毛筆に近い書体で作成すると良いでしょう。

(3)祝賀会の式次第の基本的な構成

①祝賀会名を書く

祝賀会にはさまざまな種類があるので「株式会社○○創立記念祝賀会」や「○○家結婚式」「○○賞受賞祝賀会」など、何を祝う会なのかを明確に書いておきましょう。

②式次第と書く

祝賀会名の次に、式次第であることがわかりやすいように大きく式次第と書きます。

③式のスケジュールを書く

「式次第」と書いたら次はスケジュールを書いていきます。

スケジュール1つずつの頭に「一、」と書くのがポイント。横書きの場合は算用数字で番号を振ってもかまいません。

もしスペースに余裕がある場合は時間の目安を書いておく場合もあります。

④最後は以上で締める

全てのスケジュールを書き終わったら、最後は「以上」と書いて締めます。

これで式次第は完成です。

3.祝賀会の式次第を作成するときのポイント

(1)会場に掲示する場合

式次第を掲示する場合、遠くからでも見やすいように大きく、わかりやすく書くのがポイントです。

式次第は、自分たちが確認できるのももちろんですが、参加者に分かりやすいように書かなければなりません。

スケジュールを書く際にはだれが見てもわかるように、略称などは使用せずに正式名称で書くようにしましょう。

(2)事前に配布する場合

式次第を配布する場合は参加者が早めにスケジュールを把握できるように、案内状や招待状に添付しましょう。

当然、早めに送れるようにするには印刷も早めにしておく必要があるので、しっかり準備しておかなければなりません。

当日に持ち運びがしやすいように、また招待状と一緒に送付しやすいようにはがきサイズにしておきましょう。

4.祝賀会の式次第は自分で作成する?業者に依頼する?

(1)自分で手書きで作成する

①メリット

手書きで作成する場合、筆記用具代と用紙代程度しかかからず、費用が抑えられます。

また、掲示用の1枚だけであれば作成にかかる時間も少なくて済みます。

②デメリット

手書きのためどうしても本人の字の上手さによって出来栄えが左右されてしまうのはデメリットです。

また、手書きで配布用に大量の式次第を作成するのは大変なので、大量に生産する必要がある場合は手間と時間がかかります。

(2)自分で印刷して作成する

①メリット

印刷の場合、パソコンで楽に作成することができ、手書きと比較して大量生産しやすいので参加者1人1人に配布する方法に向いています。

また、急遽追加分が必要になった場合でもコンビニなどにある印刷機で簡単に追加できるので、対応力が高いのも魅力です。

②デメリット

大きな式次第を作成するには通常の印刷機ではサイズが足りないため、業務用の印刷機が必要になることが多く、掲示用の式次第の作成には向いていません。

印刷に時間がかかるので、長時間印刷機を占有することになり、公共の印刷機を使う場合は迷惑をかけてしまう可能性があるのも問題。

かといって自宅で印刷する場合は、数が多すぎるとインク代もばかにならず、コストが高くついてしまう可能性があります。

(3)業者に依頼する

①メリット

プロに頼むので仕上がりの心配はありません。出来栄えを気にするなら1番向いている方法と言えます。

予算さえあれば、時間や数に制限がないので、会場や状況に合わせて枚数や大きさ、デザインから掲示用の木枠までオーダーができるのも魅力的です。

②デメリット

プロに頼むことになるので、当然費用が発生します。

掲示用の式次第を作成する場合、2,000円~12,000円ほどが相場です。

式次第自体の大きさや掲示用の木枠の有無、依頼する枚数によって大きな差が出ます。

配布用の式次第を作成する場合、デザイン料として1,000円~3,000円ほどの費用が発生し、印刷費用が別途必要となります。

業者との連絡や式次第の納品にも時間がかかるため、基本的に依頼から納品までに1週間ほどの時間が必要となります。依頼をする場合は早めに準備をしておかなければなりません。

万が一納品後に依頼ミスや式次第の内容に変更があった場合も対応に時間や追加料金がかかることがあるので、対応力は低めになりがちなのもデメリットです。

5.祝賀会の式次第テンプレート

(1)創立記念祝賀会の式次第テンプレート

①縦書きの場合

(縦)創立記念日祝賀会の式次第テンプレート

②横書きの場合

(横)創立記念日祝賀会の式次第テンプレ―ト

(2)定年退職祝賀会の式次第テンプレート

①縦書きの場合

(縦)定年退職祝賀会の式次第テンプレ―ト

②横書きの場合

(横)定年退職祝賀会の式次第テンプレ―ト

(3)受賞祝賀会の式次第テンプレート

①縦書きの場合

(縦)受賞祝賀会の式次第テンプレ―ト

②横書きの場合

(横)受賞祝賀会の式次第テンプレ―ト

まとめ

祝賀会をはじめとする集会において、式次第はスケジュール管理やスムーズな進行に必要不可欠な存在です。

参加者も式次第を読むことでタイムスケジュールを把握することができ、トイレや食事、歓談のタイミングを把握しやすいので非常にありがたいもの。

そのため、祝賀会を企画する場合は必ず式次第の用意も忘れないようにしましょう。

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