キックオフミーティング(決起会)の幹事必見!事前準備や当日の流れ

2022/4/18

2022/04/18

会社で行うキックオフミーティング(決起会)は、会社の目標や指針などをメンバーに共有して、全員で目標に向かって進めるように団結力を高める会です。

4月に入って新年度が始まり、社内の人員やチームのメンバー、環境が変わった人も沢山いますよね。

キックオフミーティング(決起会)で新しいメンバーとの顔合わせやプロジェクトの内容の把握を行うことで、メンバーの方向性を合わせて目標達成に向けての士気を高めることができます。

 業務的な報告だけでなく、ゲームや余興でコミュニケーションを取ることで社内やチームの一体感を出すこともできるでしょう。

 しかし、キックオフミーティング(決起会)の幹事になり、運営を任された場合、キックオフミーティング(決起会)に必要な具体的な準備や当日の流れなど、何から準備を始めて良いか分からず困ってしまうことも。

 今回は、会社でのキックオフミーティング(決起会)の幹事になった場合に必要な準備や当日の流れ、おすすめのゲームなどをご紹介しています。

ぜひ参考にして、社内の士気が高まる素敵なキックオフミーティング(決起会)を開催してください。

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Contents

キックオフミーティング(決起会)の開催スタイルを決める

まずはキックオフミーティング(決起会)の開催スタイルを決めましょう。

対面でメンバーを集めて開催するスタイルやオンラインで開催するスタイル、チャット上でテキストのみで開催するスタイルなどがあり、メンバーが参加しやすいスタイルを選ぶと良いです。

 対面で開催するスタイル

画像素材:PIXTA

オフィス内のミーティングスペースやレンタルオフィス、ホテルの会議室などを借りて対面でキックオフミーティング(決起会)を行うスタイルです。

人数に合わせた広さの場所を準備する必要がありますが、メンバー同士が実際に顔を合わせて行うことができるので、チームとしての団結力が高まります。

 オンラインでのビデオ会議で開催するスタイル

画像素材:PIXTA

オンラインでビデオ会議アプリを使用して開催するキックオフミーティング(決起会)も増えています。

人数に合わせた会場を借りる必要がなく、リモートワーク中のメンバーも自宅から参加できるため便利です。

また、オンラインであってもビデオ通話でお互いの顔を確認することもできます。

 チャット上でテキストのみで開催するスタイル

新しいプロジェクトの内容やメンバー構成、今後のスケジュールなどを、チャットを利用して共有するキックオフミーティング(決起会)もあります。

メンバーの顔を確認しながら開催することはできませんが、時間が合わないメンバーもチャット上の資料を確認することでプロジェクトの内容を把握することができます。

 キックオフミーティング(決起会)の開催日時を決める

キックオフミーティング(決起会)の開催スタイルを決めたら、開催日時を決めましょう。

 プロジェクトやチームのメンバー全員が参加できる日に設定する

できるだけメンバー全員が参加できる日を設定するようにします。

全員が参加できない日であっても、複数の候補日を提案し、一番参加者が多い日程で決定します。

参加の可否の回答期限もきちんと決めて、期限までに回答してもらうようにしましょう。

 招待状はメールやチャットで送る

招待状はメールやチャットで記録が残る形で送ります。

口頭のみでのアナウンスは忘れてしまう可能性があるので、きちんとテキストで残る方法で招待状を送りましょう。

 

【例文】

件名:【重要】〇月〇日 キックオフミーティング開催のお知らせ

 

社員各位

 

お疲れ様です。総務部の〇〇です。

 

この度は来月から始動するプロジェクトに向けたキックオフミーティングを開催することになりましたので、ご報告いたします。

 

【日程・場所】

 

日時:4月15日(金)13:0017:00

 

場所:本社〇階 ミーティングルーム

 

※重要な会議のため、全員参加でお願いいたします。

 

【当日の流れ】

 

1300~   開会の挨拶  (代表取締役 〇〇)

 

       前期の振り返り(取締役 〇〇)

 

14:00~   新規プロジェクト概要説明

 

14:30~   新規チーム役割決定・自己紹介

 

15:00~   休憩

 

15:30~  プロジェクトの現状と課題について・質疑応答

 

16:45~   閉会の挨拶  (総務部長  〇〇)

 

資料を添付いたしましたので、当日は手元にご用意ください。

 

リモート参加の場合は指定の時間になりましたら下記URLよりログインしてください。

【ビデオ会議のURLを添付する】

 

ご不明点、またやむを得ない欠席のご連絡は担当〇〇までご連絡ください。

 

キックオフミーティング終了後、懇親会の開催を予定しております。

ぜひご参加ください。

 

【懇親会】

 

日時:午後18時~

 

会場:レストラン●●●

 

住所:東京都千代田区●●

 

何卒よろしくお願いいたします。

 

新しいプロジェクトが開始する約1週間前の開催がベスト

新しいプロジェクトが始まる前のキックオフミーティングを行う場合、開催時期には注意が必要です。

プロジェクトが始まる直前の2~3日前ではチームワークがうまくとれていない状態のままプロジェクトが始動してしまう可能性もあります。

反対に、プロジェクトが始まる1ヶ月も前にキックオフミーティングを開催してしまうと、プロジェクト始動までに高まっていた士気が盛り下がってしまうことも。

キックオフミーティングは新しいプロジェクトが始まる約1週間前に開催すると良いです。

 キックオフミーティング(決起会)の会場を決める

キックオフミーティング(決起会)の日程を決めたら、開催する会場を決めましょう。

人数や飲食の有無、キックオフミーティング(決起会)後の懇親会の有無などに合わせて会場を選ぶと良いです。

また、オンラインでのビデオ会議で参加するメンバーやパソコンを使用して資料を見るメンバーもいるので、ネット回線が利用できる会場を選ぶようにしましょう。

 少人数の開催はオフィスや貸会議室が定番

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少人数で集まって開催するキックオフミーティング(決起会)はオフィス内のミーティングスペースや貸会議室を利用しましょう。

オフィスや貸会議室であればネット回線を利用でき、スクリーンやホワイトボードも常備されている場合があります。

また、社内であればメンバーも集まりやすいですよね。

 飲食有、懇親会込みの場合はホテルの宴会場や結婚式場がおすすめ

画像素材:PARTY HUNTER

キックオフミーティング(決起会)の後に懇親会を行う場合や、飲食をしながらプロジェクトの説明を行う場合、人数が多い場合はホテルの宴会場や結婚式場での開催もおすすめです。

広々とした会場を利用することができ、音響機器やスクリーンなども借りることができます。

また、キックオフミーティング(決起会)の後、同じ会場を利用して懇親会を開くことができます。

 結婚式場から配信するオンラインでの開催もおすすめ

画像素材:HUNTER GUIDER

最近では、キックオフミーティング(決起会)を会場行い、その様子をリモートワークしているメンバーに配信するケースも増えています。

特に、華やかで綺麗な結婚式場からのキックオフミーティング(決起会)を配信することで、リモートで参加しているメンバーの士気も高まるでしょう。

キックオフミーティング(決起会)のための資料を作成する

キックオフミーティング(決起会)をスムーズに進めるために、当日に使用する資料を事前に作成しておきましょう。

作成した資料は、キックオフミーティング(決起会)までにデータで配布し、事前に目を通したうえで、当日にも持参してもらうことを伝えておきましょう。

 会議の主旨が伝わるアジェンダ

当日の進行が分かるようにキックオフミーティング(決起会)の流れを説明したアジェンダを作成します。

キックオフミーティング(決起会)を行う主旨や開催日時、開催場所、座席、参加メンバーを記載しておきます。

 新しいプロジェクトの概要が分かる資料

新しプロジェクトの要点をまとめた分かりやすい資料を作成しましょう。

内容に不安がある場合は新しいプロジェクトの担当者や責任者に事前に確認しておきましょう。

あまり長すぎない、簡単な概要の説明になっていることが大切です。

 プロジェクト・チームのメンバーが分かる名簿と体制図

新しいメンバーやチームの構成が分かる名簿を作成します。

それぞれの部署や顔写真があると親切です。

事前にリーダーが決まっている場合は、誰がリーダーなのかわかるようにしておきましょう。

 プロジェクトを進めるスケジュール

新しいプロジェクトが開始する場合は、プロジェクト開始から終了までのスケジュールを簡単に作成しておきます。

 資料作成を依頼する場合は日程に余裕をもって依頼する

資料の作成を他の方に依頼する必要がある場合、日程には余裕をもって依頼しておくようにしましょう。

依頼する場合は、「●月●日のキックオフミーティングで使用する新規プロジェクトの進行スケジュールの資料作成を依頼したいです。●月△日までに作成していただきたいです。」というように日時を明記して依頼します。

 キックオフミーティング(決起会)当日の流れ

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キックオフミーティング(決起会)当日は、進行が止まってしまわないように、しっかりと流れを決めておきましょう。

 司会進行の役割を最初に決めておく

幹事が司会進行をするケースもありますが、幹事は議事録の作成やスクリーンやオンライン配信の準備などでなかなか司会ができないこともあります。

事前に他のメンバーに司会進行を依頼しておくと安心です。

 新しいプロジェクトの概要や新年度の見通しを説明する

司会進行が最初の挨拶をした後、新しいプロジェクトや新年度の見通しなどを司会またはチームのリーダーなどが行います。

概要の説明の際には、事前に配布している資料を確認しながら聞いてもらいましょう。

また、概要の説明は長くならないように、要点を押さえて分かりやすく伝えることが大切です。

 チーム内での役割を決める

チームごとにリーダーなどの役割を決めます。

プロジェクトが開始してからではなく、キックオフミーティング(決起会)の時点でリーダーを決めておくことでチームのまとまりが強くなります。

 自己紹介

メンバー同士の自己紹介をします。

大人数のキックオフミーティングの場合、取引先など社外の従業員が参加していることもあるので、簡潔に自己紹介をしましょう。

名前と部署、担当している業務、軽い挨拶程度で済ませます。

 質疑応答

新しいプロジェクトについての質疑応答の時間を設けます。

積極的に質疑応答に参加してもらうことで、新しいプロジェクトへの士気が高まります。 

懇親会

キックオフミーティング(決起会)の後に懇親会を行う場合は、開始時間までに移動してもらうよう促します。

結婚式場を利用してキックオフミーティング(決起会)をしている場合、会場の移動をする必要なくそのまま同じ会場で懇親会に移ることができます。

 キックオフミーティング(決起会)でおすすめのゲーム

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キックオフミーティング(決起会)の後の懇親会では、参加しているメンバーでゲームをすることによってよりコミュニケーションをとることができ、チームの団結力が強くなります。

いくつかおすすめのゲームをチェックしてみましょう。

 名刺を使った神経衰弱

誰でも持っている名刺を使用した簡単なゲームです。

お互いの名前や顔を覚える機会にもなるのでおすすめのゲームの一つです。

  1. ①自分の名刺を2枚用意し、1枚は受付で用意したBOXに入れる
  2. ②ゲームの前にBOXから1人1枚名刺を引く
  3. ③全員が名刺を引いたら、自分の名刺を持っている人を探す
  4. ④自分の名刺を持っている人を見つけ、名刺が2枚揃ったら壇上へ
  5. ⑤2枚揃った人が壇上で挨拶をし、早く揃った順番で用意していた商品を贈る

お菓子でロシアンルーレット

会場で食事を提供している場合、自分で用意しなくても会場で食材を用意してくれることもあるので、準備が簡単でおすすめです。

  1. ①各テーブルから1人代表を選出
  2. ②代表者数名がシュークリームを食べる(うち1~数名はわさび入り)
  3. ③演技してもらい、どの人がわさび入りを食べたかテーブルごとに予想し当てる

 ジェスチャーゲーム

会社に関連したお題を出すことで盛り上がるおすすめのゲームです。

  1. ①幹事がお題を用意
  2. ②任意のメンバーにお題が書かれた紙を見せる
  3. ③テーブルごとに回答→当たったチームには1ポイント
  4. ④数回ゲームをしてポイント数が多いチームに商品を贈る

まとめ

今回はキックオフミーティング(決起会)の準備の仕方や当日の流れについて説明しました。

幹事になったら、当日キックオフミーティング(決起会)がスムーズに進むように、事前の出欠確認や資料作成をきちんとしておくようにしましょう。

また、会場はオフィスのミーティングスペースや貸会議室が定番ですが、いつもとは違う素敵な雰囲気がある結婚式場もキックオフミーティング(決起会)におすすめです。

綺麗な会場でキックオフミーティング(決起会)を行うことで、士気も高まり新しいプロジェクトへの意気込みも強まるでしょう。