オンラインイベントの企画・運営は外部依頼もできる？社員総会など社内イベントをオンラインで実施しよう！

オンラインミーティングやウェビナーなど、最近ではオンラインを活用した取り組みは当たり前ですね。

とはいえ、大きな規模のイベントを実施しようとなると「やっぱりオフラインの方が良いのでは？」「どんな企画をオンラインでできるのかわからない！」「社内イベントをオンラインでやりたいけど準備はどうしたらいいのか？」など、担当者の方のお悩みは尽きないのではないでしょうか？

そこで今回は、社内イベントをオンラインで実施するメリットや、オンラインイベントの準備、オンラインでも開催できる社内イベント、外注する方法などオンラインイベント実施に向けた情報を紹介します。

オンラインイベントは外部に依頼もできる！実施タイプに合わせて依頼先を選ぼう

社内イベントをオンラインで実施しようと思っても、準備時間が取れないという方もいらっしゃるでしょう。

また、オンラインイベントをやったことがないという場合には、進め方そのものがわからないというケースも少なくありません。

そのような場合は、外部に依頼するということも一つです。自社の状況に合わせた依頼先を選択することで、スムーズなオンラインイベント開催が可能になります。

会議やセミナーなどのオンラインイベントならTKP！

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貸し会議室でおなじみのTKPは、オンラインパッケージがあり、配信設備、進行管理、演出効果などオンラインイベントの運用を依頼することができます。

会場として利用できる会議室もあるので、Webセミナーや会議などにもおすすめです。

ラグジュアリーな会場での社内イベントならエスクリ！

画像素材:HUNTER GUIDER

当サイトを運営する株式会社エスクリは全国の結婚式場を運営しています。結婚式で使用される会場を利用した、社員総会や入社式などのイベント利用に選ばれています。

オンライン配信は提携先に依頼できるので、オンラインとオフラインのハイブリット開催もいつもと違う雰囲気の社内イベントの開催が可能です。

自社に最適なオンラインイベントの運営会社を探すならパーティハンターへ

オンラインで社内イベントを実施したいと考えているけど、サポートをどこに依頼したら良いかわからない！という企業担当者様は、ハンターガイダーを運営するエスクリ、パーティハンターへお問い合わせください。

オンラインだけでなく、オフラインとの併用も検討しているなど、ご要望をお気軽にご相談ください。

オンラインイベントを実施するための準備

画像素材：PIXTA

オンラインイベントの実施では、日程の調整など細かな準備を進める必要があります。ここでは、日程調整以外に事前に決めておくべきことを紹介します。

１．イベント内容を決める

どんな目的のどのようなイベントを実施するのか企画を検討しましょう。

例えば、新入社員を対象とした研修をオンラインで実施するなど、誰向けの何をするのかを事前にしっかりと決めておくことで、企画なども考えやすくなります。

２．配信ツール・配信方法を決める

オンラインイベントの配信に必要なツールは、パソコン、カメラ、マイク、配信ツールなどが上げられます。

配信ツールはzoomなどのWEB会議などで使用するツールなどが該当します。ツールによっては、人数制限や時間制限があることがありますので、事前にしっかりと確認しておきましょう。

３．プログラムを決める

オンラインでは、どのような流れで進めていくか進行管理もとても重要です。参加者が画面越しとなるため、間などがオフラインとは異なります。

また、全員が参加できる企画などを盛り込み、オンラインでも参加者の満足度があがる工夫も必要です。

オンラインでの開催もおススメな社内イベント

オンライン開催と言われもどんなイベントがオンライン開催できるのかピンとこないという方のために、オンラインでの開催がおススメな社内イベントを紹介します。

社員全員を対象としたイベント

全社員向けのイベントとしては、以下のようなイベントのオンライン開催が可能です。

• オンライン社員総会
• オンライン表彰式

特定の社員を対象としたイベント

特定の社員向けのイベントとしては、以下のようなイベントのオンライン開催が可能です。

• オンラインキックオフミーティング
• オンライン研修
• オンライン入社式
• オンライン内定式

社内イベントをオンラインで実施するとどんなメリットがあるの？

社内イベントの多くは、コミュニケーションの活性化やビジョンの共有など、日々の業務のモチベーションに繋げるものです。

そんな社内イベントをオンラインで実施するメリットを３つ紹介します。

非接触での開催が可能

オンラインイベントの大きな特徴は、全員が同じ場所に集まる必要がないという点です。

コロナ禍では、接触機会を減らす、密を避けるなどの理由からオフラインでの社内イベントの実施が出来なかったケースが多々あったかと思います。

しかし、オンラインならば接触機会を減らしながらイベントを実施することが可能です。

全国どこからでも参加ができる

オンラインイベントは、どこからでも参加してもらうことが可能です。

遠方からだとなかなか参加できないという人でも接続できる環境であれば参加することができます。

もちろん、海外からの参加もできる！

イベント開催に関わるコストを抑えることができる

そこそこの規模の社内イベントを実施するためには、会場費や交通費、食事代などの費用がかかります。

オンラインイベントであれば、配信設備や配信するスペースを確保することができればイベント開催が可能です。遠方からの交通費や宿泊費なども気にすることなくイベント開催ができます。

オンライン×オフライン！ハイブリット型もイベントの新しいスタイルに

提供：株式会社エスクリ

遠方の営業所のメンバーはオンラインで参加し、近隣エリアのメンバーはオフラインで参加するというオンライン×オフラインのハイブリット型の社内イベントも、オンライン化が当たり前になりつつある現代ならではの開催方法と言えます。

社員総会はオンライン×オフラインにおすすめ

社員全員が参加する社員総会はオンライン×オフラインがおススメです。

本社と各支店を繋いだ開催方法や、各支店からアクセスのよい会場を予約し、本社会場と支店会場をオンラインで繋ぐという方法を取ることも出来ます。

入社式は式をオフライン、ご家族にはオンラインでという方法も

内定式や入社式など、本来はご家族に見えもらう機会の少ないイベントです。

しかし、立派な社会人になったことを見届けられるというのは、ご家族からすると嬉しい成長の姿ではないでしょうか？

内定式や入社式自体はオフラインで開催し、開催している様子をご家族などに向けて配信するという方法も現代ならではの方法と言えます。

長引くコロナ禍で、コミュニケーションの活性化を図るための社内イベントは重要な役割を担っています。延期や中止ばかりではなく、オンラインでイベントを実施するというのはいかがでしょうか？

今まではオフラインだったイベントのオンライン開催も是非、ご検討ください。